Cet article décrit les différentes options pour inscrire des candidats aux sessions de test ainsi que la procédure pour retirer des candidats. Les inscriptions peuvent être effectuées en masse ou pour un seul candidat.
Cet article décrit le processus de création de sessions pour la variante Générale ou Business du Cambridge English Skills Test. Si vous souhaitez créer une session pour la variante Schools, veuillez suivre les étapes dans cet article.
Une fois votre session créée, vous pouvez ajouter des inscriptions à la session de trois manières différentes :
- Importation d’inscriptions en masse
- Inscription d’un seul candidat
- Recherche de candidats existants.
Chaque méthode d’ajout d’inscriptions est expliquée en détail dans les sections ci-dessous :
Ajout d’inscriptions - Importation d’inscriptions en masse
La fonction d’importation d’inscriptions en masse vous permet d’importer un fichier contenant les détails des candidats dans une session. Cliquez ici pour plus de détails
Choisissez cette option lorsque vous devez créer de nombreuses inscriptions de candidats.
1. Connectez-vous au Portail de Test Cambridge English, Metrica.
2. Cliquez sur Sessions.
3. Trouvez la session dans laquelle vous souhaitez importer des candidats et cliquez sur le Nom de la session.
4. Cliquez sur Ajouter des inscriptions
5. Le formulaire Importation d’inscriptions en masse apparaîtra. Vous pouvez télécharger un modèle en utilisant le lien Télécharger le modèle sur le formulaire, voir le lien bleu dans l’exemple ci-dessous.
6. Seul le Nom d’utilisateur est un paramètre obligatoire pour l’importation en masse, bien que d’autres paramètres/champs puissent être sélectionnés dans la liste.
Le Nom d’utilisateur doit être l’adresse e-mail du candidat. Il doit être unique et ne doit pas contenir de caractères non pris en charge.
Nous recommandons également de télécharger l’adresse e-mail du candidat en tant que paramètre. Cela vous permettra d’envoyer les détails de connexion aux candidats à distance (voir ci-dessous) et, si nécessaire, la notification des résultats pourra être envoyée directement aux candidats.
Lorsque vous créez vos propres mots de passe, ceux-ci doivent inclure 1 majuscule, 1 minuscule et 1 chiffre. Lorsque Metrica génère des mots de passe pour vous, ils seront uniques.
7. Pour télécharger votre fichier, assurez-vous qu’il ne contient que les informations que vous avez sélectionnées dans les paramètres. Dans l’exemple ci-dessus : Mot de passe, Prénom, Nom de famille et Adresse e-mail ont été sélectionnés, en plus du Nom d’utilisateur obligatoire.
Il ne doit y avoir aucun en-tête dans la feuille de calcul lors de la préparation pour l’importation.
Vous devez vous référer aux conseils fournis, qui contiennent des informations importantes sur le format dans lequel les données d’inscription pour l’importation en masse doivent être saisies dans la feuille de calcul. Suivre ces conseils garantit que le fichier sera correctement importé.
Si vous souhaitez importer l’information sur le genre, vous devez utiliser des lettres en minuscules (m, f, n ou o).
Important : Assurez-vous qu’il n’y a aucun espace supplémentaire (espaces blancs) avant, après ou entre vos entrées.
8. Une fois que vous avez créé votre fichier à importer, allez dans Enregistrer sous et sélectionnez le type CSV UTF-8 (délimité par des virgules) (*csv). Ceci est particulièrement important si vous téléchargez des noms de candidats avec des diacritiques.
9. En bas du formulaire d’importation d’inscriptions en masse, cliquez sur Sélectionner sous l’intitulé Télécharger le fichier.
10. Naviguez jusqu’au fichier que vous souhaitez télécharger, sélectionnez-le et cliquez sur Ouvrir.
11. Une fois le fichier sélectionné, cliquez sur Télécharger.
12. Une fenêtre apparaîtra vous informant que le fichier a été téléchargé. Cliquez sur OK.
13. Les inscriptions des candidats peuvent ne pas apparaître immédiatement dans Metrica, selon le nombre de candidats. Le téléchargement se fera en arrière-plan et une notification apparaîtra dans la barre supérieure de Metrica une fois les inscriptions importées. Lorsque cette notification apparaît, cliquez sur l’icône Notification.
En attendant la notification de téléchargement, vous pouvez effectuer d’autres tâches sur le site, y compris télécharger d’autres fichiers CSV d’inscriptions en masse si nécessaire.
14. Vous devez confirmer les détails des candidats avant qu’ils n’apparaissent dans la session. Pour ce faire, cliquez sur réviser.
15. Vérifiez que les détails sont corrects, puis cliquez sur OK qui se trouve en bas de la page.
Si les détails ne sont pas corrects, cliquez sur Annuler, puis téléchargez à nouveau le fichier avec les bonnes informations.
16. Une fenêtre s’affiche vous informant que le téléchargement est en cours. Cliquez sur OK.
17. Pendant que le téléchargement est en cours, un écran apparaîtra pour l’indiquer. Une fois terminé, une autre notification apparaîtra dans la barre supérieure. Cliquez sur l’icône Notification dès qu’elle apparaît.
18. Cette notification vous indiquera que l’importation a été réalisée avec succès. Cliquez sur réviser.
19. Les candidats apparaissent désormais dans la session.
Si vous n’avez pas téléchargé de mots de passe pour vos candidats, Metrica les créera pour vous une fois les inscriptions traitées.
Sélectionnez les candidats dans la liste des inscriptions de la session et cliquez sur Exporter les données sélectionnées pour créer un fichier csv contenant les mots de passe générés automatiquement.
Alternativement, exécutez le Rapport de surveillant pour la session.
Veuillez ne pas inscrire un candidat dans la même session plus d’une fois.
Une fois vos inscriptions ajoutées, vous serez prêt à lancer les tests.
Ajout d’inscriptions - Inscriptions d’un seul candidat
L’inscription d’un seul candidat vous permet de saisir directement les détails d’un candidat dans le système, un par un. Cliquez ici pour plus de détails
Choisissez cette option si :
- Vous avez un petit nombre de candidats
- Vous ne disposez pas des détails des candidats dans un fichier CSV prêt à être téléchargé.
Ne choisissez pas cette option si :
- Vous avez un grand nombre de candidats.
Vous pouvez saisir manuellement les détails d’un candidat directement dans le système.
1. Connectez-vous au Portail de Test Cambridge English, Metrica.
2. Cliquez sur Sessions.
3. Cliquez sur le nom de la session.
4. Cliquez sur Ajouter des inscriptions
5. Cliquez sur l’onglet Inscription d’un seul candidat et saisissez les détails du candidat dans le formulaire.
Tous les champs obligatoires sont indiqués par un * astérisque rouge.
Lorsque vous créez vos propres mots de passe, ceux-ci doivent inclure 1 majuscule, 1 minuscule et 1 chiffre.
6. Une fois tous les détails ajoutés, cliquez sur Enregistrer.
7. Le candidat apparaîtra désormais dans la session avec son nom d’utilisateur, le mot de passe que vous avez saisi et le numéro d’identification institutionnel.
Veuillez ne pas inscrire un candidat dans la même session plus d’une fois.
Ajout d’inscriptions - Recherche de candidats existants
Lorsqu’un candidat a déjà passé un Cambridge English Skills Test avec vous, vous pouvez l’ajouter directement dans une session, ce qui garantit que son compte est correctement lié à chaque test Cambridge English Skills Test qu’il passe. Cliquez ici pour plus de détails
Lorsqu’un candidat a déjà passé un Cambridge English Skills Test avec vous, il dispose d’un compte existant.
Cela signifie que vous pouvez l’ajouter directement dans une session et que son compte sera correctement lié à chaque Cambridge English Skills Test qu’il passe.
L’ajout à la session via cette méthode permet au candidat de repasser le test en utilisant la même connexion.
Veuillez ne pas inscrire un candidat dans la même session plus d’une fois.
Lorsqu’un candidat passe le test plusieurs fois, il pourra sélectionner son « Meilleur score » à partir de ses résultats.
1. Connectez-vous au Portail de Test Cambridge English, Metrica.
2. Cliquez sur Sessions.
3. Trouvez la session dans laquelle vous souhaitez importer un candidat et cliquez sur le Nom de la session.
4. Cliquez sur Ajouter des inscriptions.
5. Cliquez sur Rechercher existants. Utilisez la barre de recherche en haut pour rechercher un candidat particulier si nécessaire.
6. Cochez la case à côté de chaque candidat que vous souhaitez ajouter à la session.
7. Cliquez sur Enregistrer.
8. Le candidat apparaîtra désormais dans la liste des inscriptions pour la session.
Partage des informations des candidats et des détails partiels de connexion
Une fois que vous avez téléchargé vos candidats, en utilisant l’une des méthodes ci-dessus, vous pouvez partager des informations avec le candidat, y compris un lien vers les Conditions générales, l’Avis aux candidats et le Livret d’instructions pour les candidats. Cliquez ici pour plus de détails
1. Accédez à la session concernée.
2. Sélectionnez les candidats, individuellement ou en sélectionnant tout. Cliquez sur le bouton Envoyer un e-mail aux candidats.
Vous recevrez un message à l’écran confirmant que les détails ont été envoyés.
Le candidat recevra un e-mail de no-reply@metritests.com avec les instructions importantes à suivre. Voici un exemple du modèle d’e-mail :
Rapport d’informations de connexion
Le rapport d’informations de connexion vous permet de générer des PDF des détails de connexion individuels des candidats, afin que vous puissiez les remettre au candidat le jour du test. Cliquez ici pour plus de détails.
1. Accédez à Rapports dans la barre du Portail de Test Cambridge English, Metrica.
2. Accédez à Résultats & Rapports et sélectionnez le rapport Informations de connexion EST.
3. Cliquez sur le lien bleu pour ouvrir le rapport. Sélectionnez le Lieu du test et la Session puis cliquez sur Afficher le rapport. Alternativement, saisissez le Login pour générer le rapport pour un seul candidat.
4. Les pages des détails de connexion seront maintenant créées.
5. Cliquez sur le symbole du disque pour exporter le rapport en PDF. Vous pouvez ensuite imprimer les détails de connexion.
Rapport du surveillant
Le rapport du surveillant du Cambridge English Skills Test fournit une fonctionnalité de rapport qui vous permet de fournir les détails de connexion des candidats aux surveillants afin d’informer les candidats le jour du test. Cliquez ici pour plus de détails
1. Accédez à Rapports dans la barre du Portail de Test Cambridge English, Metrica.
2. Accédez à Résultats & Rapports et sélectionnez le EST Rapport du surveillant.
3. Cliquez sur le lien bleu pour ouvrir le rapport. Saisissez la date du test sous Date de début et sélectionnez le Nom de la session. Puis cliquez sur Afficher le rapport.
4. Vous pourrez alors voir le nom du candidat, les informations de connexion et le mot de passe. Vous pouvez télécharger le rapport, et l’enregistrer selon vos besoins, pour le partager avec les surveillants. Veuillez vous rappeler de préciser votre numéro de centre institutionnel.
Retrait des inscriptions
Si vous devez retirer une inscription, veuillez cliquer ici
Pour retirer une inscription, suivez les instructions ci-dessous :
1. Connectez-vous au Portail de Test Cambridge English, Metrica.
2. Cliquez sur l’onglet Sessions
3. Cliquez sur le nom de votre session
4. Cochez les cases pour sélectionner les inscriptions que vous souhaitez retirer de la session (Veuillez noter : Seuls les candidats avec le statut non tenté peuvent être retirés). Cliquez sur Retirer
5. Cliquez sur OK pour confirmer que vous souhaitez retirer les inscriptions
Lorsque la liste des sessions se recharge, le(s) candidat(s) aura/auront le statut Retiré(s).
Veuillez noter : Vous n’avez pas besoin de cliquer sur Enregistrer en bas de la page.
Vous ne pouvez pas réinscrire le candidat dans la même session une fois qu’il a été retiré, sauf si vous utilisez la fonction Administration du retrait. L’Administration du retrait supprime complètement un candidat de la session, ce qui permet de le réinscrire.
Une fois qu’une inscription a été retirée, le crédit du test redeviendra disponible et pourra être utilisé pour une nouvelle inscription.
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